Highlights und Entwicklungen in der Hochschulbibliothek
Als die Gebäude der Fachhochschule Bochum in den 70er Jahren geplant wurden, da platzierten die Architekten in das Zentralgebäude (heute Bauteil B) die Bibliothek - eben als zentralen Bestandteil einer Hochschule. Über diese Entscheidung ist viel Zeit und eine Menge Hochschulgeschichte hinweggegangen. Längst ist die heutige Fachbibliothek Technik nur einer von zwei Standorten - von der Fachbibliothek Wirtschaft im AW-Gebäude aus haben Besucher einen weiten Blick in die Umgebung der Hochschule - doch das Symbol ist geblieben. Und nur scheinbar führt die Hochschulbibliothek ein eher ruhiges Eigenleben, zwischen ihren Büros und Regalen ist die Zeit nicht stehen geblieben: Bibliotheken, schon gar solche wissenschaftlicher Einrichtungen, sind längst im digitalen Zeitalter angekommen. Internetrecherche, Lernprogramme und Lehrvideos prägen das Bild ebenso wie Zeitschriften, Bücher und Kataloge. Die Bedeutung der Hochschulbibliotheken im Lande als "Sammelorte des Wissens" hat sogar Bundespräsident Horst Köhler unterstrichen. "Gute Ideen, neue Projekte und Produkte entstehen dort, wo Menschen mit Wissen arbeiten, um es anzuwenden und zu vermehren. Hochschulbibliotheken sind solche Orte", betonte der Bundespräsident in seinem Unterstützungsaufruf für die Spendenaktion "Ex libris - Wissen schaffen". Gleichwohl stehen in Zeiten des Mangels auch die Bibliotheken in der Diskussion um knappe Ressourcen. Um so wichtiger ist es also, diese zentrale Einrichtung und ihre Aktivitäten ins Licht der (Hochschul-) Öffentlichkeit zu rücken.
Tatort FH-Bibliothek
Bochumer Hochschule will bei der nächsten Nacht der Bibliotheken Wiederholungstäter werden
Ein typischer Freitagabend auf dem FH-Campus in Bochum: Studierende und Professoren haben das Gelände längst verlassen, die Lichter in Büros und Laboratorien sind erloschen, und wer sich noch schnell ein Buch in der Bibliothek ausleihen möchte, steht vor verschlossenen Türen. Aber an diesem Freitag ist alles plötzlich ganz anders: Das Hauptgebäude ist hell erleuchtet, und immer mehr Menschen folgen den scheinbar blutigen Fußspuren auf dem Boden. Sie führen in den ersten Stock zum Eingang der Fachbibliothek Technik, deren Türen weit geöffnet sind.
An der Ausleihtheke wird Bier ausgeschenkt, Studierende lümmeln sich, Chips essend, in Clubsesseln und hinterlassen Krümel auf dem Teppich während Latin-Jazz-Klänge durch die Regale hallen und Bibliothekarinnen ausgelassen tanzen... Hier stimmt doch etwas nicht - oder?
Unter dem Motto "Bibliotheken bringen Licht ins Dunkel" hatten mehr als 180 Bibliotheken in ganz Nordrhein-Westfalen die Bürger eingeladen, in der Nacht des 28. Oktober 2005 ihre Bibliothek in einem anderen Licht zu entdecken. Als einzige wissenschaftliche Bibliothek in Bochum beteiligte sich die FH-Bibliothek an der Aktion und stellte sich mit einem abwechslungsreichen Programm ins Rampenlicht. "Wir wollen aus dem Dunkel heraustreten und die Studierenden für ihre Bibliothek gewinnen", erklärte Leiterin Heidi Martin. "Und natürlich richten sich unsere Dienstleistungen an alle Bürger - also nicht nur an Angehörige der FH."
Für die richtige Stimmung sorgte ein Ambiente, das bewusst die Verbindung zum Licht herstellte: Die Installationen "Licht in Würfeln", "Lichtwände" und "Spiel mit Licht" - Werke von Studierenden des Fachbereichs Architektur und aus dem Fachbereich Elektrotechnik und Informatik - erhellten die Szene. Die Bibliotheksnacht begann mit einer Premiere: Eigentlich stehen die fünf Musiker von "Kruber Libre" in Diensten der "Hattinger Big Blast Company", aber in letzter Zeit entdeckten sie ihre Vorliebe für die kleinere Formation, in der sie an diesem Abend debütierten. Kammermusik also - allerdings nicht auf die klassisch ruhige Art: Die temperamentvolle Mischung aus Latin Jazz und Bossa Nova brachte die Stimmung auf den ersten Höhepunkt, und spätes-tens bei den Klängen von "Girl from Ipanema" wurde der Bibliotheksboden zur Tanzfläche.
Das Rätsel um rote Fußspuren im Treppenhaus konnte auch von Theo Pointner nicht gelüftet werden. Als der Krimi-Autor aus seinen Romanen und Kurzgeschichten vorlas und Bilder von einem Serienkiller, der in Bochum sein Unwesen treibt, einem heimtückischen Mord in der Schrebergartenkolonie und einem Juwelendiebstahl auf dem Massenberg-Boulevard heraufbeschwor, lief so manchem der rund 80 Zuhörer ein Schauer über den Rücken. Viele schielten verstohlen, ob da nicht doch eine Leiche hinter dem Kopierer verborgen lag. Eine Bibliothek hat der Bochumer Schriftsteller bisher noch nicht als Tatort für seine Ruhrgebiets-Krimis verwendet - aber wer weiß, vielleicht hat ihn die Lesung zwischen Gesetzestexten und OPAC-Rechnern ja inspiriert? "Let's Move to the Groove" hieß es zu später Stunde, als die sechsköpfige Band "Superfly" mit ihren eingängigen Interpretationen von Funk- und Soul-Musik die Bücherregale vibrieren ließ. Bei den ersten Takten des Carole-King-Klassikers "You've Got a Friend" wurden die Feuerzeuge gezückt, und beim bekannten Refrain erhielt Sängerin Katharina Malmsheimer vielstimmige Unterstützung aus dem Publikum. Natürlich konnten Leseratten die Nacht auch zum Blättern in Büchern und Zeitschriften nutzen. Aber im Vordergrund stand für die Gäste der ungewöhnliche Veranstaltungsort: "Man ist jeden Tag hier, aber plötzlich nimmt man die Umgebung ganz anders wahr", meinte ein BWL-Student. "Es ist gemütlich hier, richtig cool", ergänzte ein angehender Wirtschaftsingenieur. Grund genug für BibliotheksleiterinHeidi Martin, sich zufrieden zu äußern: "Beim nächsten Mal sind wir wieder mit dabei. Es wäre schön, wenn dann noch mehr Studierende kommen würden - aber so eine neue Veranstaltung muss sich natürlich erst einmal herumsprechen."
Höhenflug oder Crash: aus dem Leben einer Pilotbibliothek
Die Hochschulbibliothek der FH Bochum startet als erste mit lok-in/LIBERO durch
Von Bibliotheksleiterin Heidi Martin
Allmählich kehrt der Bibliotheksalltag zurück: keine Projektbesprechungen mehr zum Thema lok-in hbz/LIBERO, denn Umstellung und erste "Nachbearbeitungsphase" sind geschafft! Mit der Behebung der "Tücken", die ein neues System mit sich bringt, sind wir dennoch beschäftigt. Aber es hat sich schon jetzt gelohnt. Wir können unseren Nutzerinnen und Nutzern nun erheblich mehr Service anbieten. So können sie nun endlich auch ihr Benutzungskonto von zu Hause aus einsehen und die Leihfristen online verlängern oder Vormerkungen tätigen. Zusätzlich ist jetzt nicht nur die Verfügbarkeit eines Mediums im OPAC ersichtlich, sondern auch sein Bearbeitungszustand. Somit konnten viele Wünsche, die in den Ergebnissen der "Kundenzufriedenheitsumfrage der nordrhein-westfälischen Fachhochschulbibliotheken" in unserer Bibliothek genannt wurden, erfüllt werden.
Natürlich bieten alle modernen integrierten Bibliotheksverwaltungssysteme diese Funktionalitäten. Bei unserer Entscheidung für lok-in hbz mit LIBERO spielten jedoch weitere Komponenten eine Rolle.
Was war wichtig für uns?
Um dies deutlich zu machen, müssen wir zur Ausgangssituation zurückspringen: Nachdem die Firma Synstar den Support und die Weiter- entwicklung für unser bisheri-ges Ausleihverbuchungssystem BABSY II eingestellt hatte, war der Zwang auf ein neues System umzusteigen allein schon deshalb gegeben, um die Vorgaben aus dem Ministerium (z.B. Online-Fernleihe) einhalten zu können. Gleichzeitig ging es uns aber auch darum, ein zeitgemäßes integriertes Bibliotheksverwaltungssystem einzusetzen und nicht nur eine reine Ausleihverbuchung. Zusätzlich sollte in den Zeiten immer knapper werdender Literaturerwerbsmittel und Etatkürzungen versucht werden, den Bibliotheksetat von Reinvestitions- und schlecht kalkulierbaren Wartungskosten weitestgehend zu entlasten. Ebenso sollte mehr Service bei gleichbleibendem personellen Betreuungsaufwand für die Kundinnen und Kunden erreicht werden. Annähernd zeitgleich stellte das Hochschulbibliothekszentrum des Landes NRW (hbz) seine neue Dienstleistung vor, für mehrere Bibliotheken ein Bibliotheksverwaltungssystem zentral zu hosten (der Betrieb der Server-Hardware inkl. Datensicherung) und eine systembibliothekarische und administrative Unterstützung bezüglich der Software zu bieten. Unser Interesse war geweckt. Nach ersten Gesprächen mit dem hbz kristallisierte sich für uns sehr schnell heraus, dass unser Hauptaugenmerk auf der Dienstleistung lok-in hbz und weniger auf dem eingesetzten Bibliotheksverwaltungssystem lag. Die Vorteile für uns, das System zentral hosten und systembibliothekarisch betreuen zu lassen, waren im Detail folgende:
- jährlich kalkulierbare Kosten
- keine Reinvestitionskosten für Server
- keine Wartungskosten
- unter dem Gesichtspunkt "Wirtschaftlichkeitsprüfung" auf jeden Fall kostengünstiger als jedes andere gekaufte und selbst gehostete System
- beim selben Personalaufwand im Bereich systemtechnischer und systembibliothekarischer Administration (bisher nur für Ausleihverbuchungssystem) ein erweitertes Dienstleistungsangebot durch Einsatz eines integrierten Bibliotheksverwaltungssystems
Dies führte zu der Entscheidung, diesen hbz-Dienst (damals noch mit der Software ALEPH 500) einsetzen zu wollen. Nach Vertragsunterzeichnung wurden die ersten Parametrisierungsgespräche/Datenanalyse in allen Bereichen mit dem hbz geführt. Zum Jahreswechsel 2004/2005 hat das hbz sein Konzept für die Dienstleistung lok-in hbz geändert, was u.a. auch einen Wechsel des Softwareanbieters zur Folge hatte.
Da das Hauptaugenmerk auf dem Produkt lok-in hbz lag und wir aus diversen Gründen dringend den geplanten Umstiegstermin einhalten wollten (gekündigte Wartungsverträge, stark veraltete Serverhardware), ent-schieden wir uns, "im vollen Galopp das Pferd zu wechseln" und die Software LIBERO von der Firma LIB-IT mit der Dienstleistung lok-in hbz einzusetzen.
Was geschah vor dem Umstieg?Die bereits vorgenommene Altdatenanalyse/Parametrisierungsarbeit war die Grundlage für die nun einsetzenden Parametrisierungsgespräche mit dem hbz und dem neuen Softwareanbieter LIB-IT und führte in der 2. Januarhälfte zu einer ersten Datenübernahme, bei der die Titel-, Lokal- und Normdaten aus der hbz-Verbunddatenbank mit den Benutzer- und Ausleihdaten aus unserem alten System zusammengeführt wurden.Zeitgleich wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschulbibliothek zusammen mit den Ansprechpartnerinnen des hbz von der Firma LIB-IT geschult. Des Weiteren wurde Informationsmaterial für unsere Nutzerinnen und Nutzer vorbereitet, um sie über die neuen Gegebenheiten und vor allem erweiterten Servicedienstleistungen zu informieren.Eine Schließung der beiden Fachbibliotheken für die Zeit der Datenmigration und des Umstieges sollte vermieden werden, was durch den Einsatz der LIBERO-Notausleihe auch verwirklicht werden konnte. Trotz des engen Zeitfensters (ca. 6 Wochen) ist es nicht nur dem erhöhten Engagement unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verdanken, dass der Umstiegstermin eingehalten werden konnte, sondern auch der guten und kompetenten Zusammenarbeit mit dem hbz und der Firma LIB-IT.
Der Tag X
Nach 3 Tagen Notausleihe wurde pünktlich mit der Öffnung der beiden Fachbibliotheken am Umstiegstag (22. Februar 2005) der Vollbetrieb des integrierten Bibliotheksverwaltungssystems LIBERO mit allen Modulen inkl. Buchsicherung und Selbstverbuchung unter lok-in hbz aufgenommen.
Der Fokus beim Personal der Ausleihe und Katalogisierung wurde nach dem Umstieg in den ersten beiden Monaten auf die Bearbeitung der bei der Datenübernahme entstandenen Fehlerprotokolle gerichtet, welche zum Großteil durch inkonsistente Altdateneingabe in den Verbund und Fehler in den Ausleihdaten unseres alten Systems verursacht worden waren.
100 Tage danach...
Erwerbung: Bis zum Start von lok-in hbz mit LIBERO begann der Geschäftsgang der Medien mit der konventionell durchgeführten Erwerbung, ging weiter über die Verbundkatalogisierung und endete mit der automatisierten Ausleihverbuchung.
Aus diesem Grund war die Umstellung der Arbeitsabläufe gerade in der Erwerbungsabteilung besonders gravierend, da das Personal sich nun von konventioneller auf elektronische Erwerbung umstellen musste.
Vorteile gegenüber einer konventionellen Erwerbung:
- automatisiertes Mahnwesen für Buchhändler
- Auswahl und Zusammenstellung der Haushalts- und Kostenstellen sind frei kombinierbar und bieten somit eine automatisierte Budgetübersicht
- automatisierte Erwerbungsstatistik
- Bearbeitungsstatus des Mediums ist im OPAC ersichtlich
Neben den oben erwähnten Vorteilen war für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Erwerbungsabteilung der übersichtliche und logische Aufbau der Eingabefenster sowie die dem eigenen Bedarf anzupassende Parametergestaltung beim Umstieg von konventionell auf elektronisch sehr hilfreich. Eine Mehrbelastung für das Personal der Erwerbungsabteilung stellen folgende Arbeiten dar:
- Anlegen eines Bestellkatalogisates aufwändigere Angaben von Bestelldaten in die Bestellmasken gegenüber den Angaben auf den konventionellen Bestellzetteln
- Kleben von Barcodeetiketten pro Medium
- bei Inventarisierung von Mehrfachexemplaren nur noch Einzelinventarisierung möglich
Ein besonderer Bestandteil der Erwerbung in LIBERO ist die Rechnungsbearbeitung, die mit Stichdatum 01. Januar 2006 eingesetzt werden soll. Resümierend kann man feststellen, dass die Umstellung auf die automatisierte Erwerbung von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als gravierend empfunden wurde. Positiv wurde und wird die Unterstützung durch das hbz und die Firma LIB-IT empfunden, da sich trotz intensiver Schulung Rückfragen ergaben und teilweise heute noch ergeben.
Zeitschriftenverwaltung
Die Zeitschriftenbearbeitung fand bis zur Einführung des integrierten Bibliotheksverwaltungssystemes ebenfalls manuell statt. Die Voraussetzung zur Bearbeitung der Periodika mit dem elektronischen Zeitschriftenverwaltungs-modul bedingt die vollständige Zeitschriftentitelerfassung und Festlegung des sogenannten Abonnement-Planes, der die voraussichtliche Erscheinungsweise beinhaltet.
Diese Vorarbeiten waren und sind eine erhebliche Mehrbelastung bis zum Abschluss der Umsetzung. Dieser einmalige Mehraufwand bringt aber folgende Vorteile in der täglichen
Arbeit:
- Lieferantenmahnlauf
- automatischer Hinweis auf Vorbereitung der Jahrgänge zum Buchbinder
- Ausdruck von Buchbinder-Listen
Insgesamt bietet das Zeitschriftenverwaltungs-Modul durch die Vernetzung mit allen Bereichen mehr Komfort, da sich die Nutzerinnen und Nutzer sofort nach Registrierung des Zeitschriftenheftes über den aktuellen Stand informieren können.
KatalogisierungIn der Katalogisierungsabteilung hat sich der Arbeitsablauf durch die Bestellkatalogisate, die in der Erwerbungsabteilung angelegt werden müssen, grundlegend geändert. Aufgabe der Katalogisierung ist es nun, diese provisorische Titelaufnahme zu vervollständigen und noch fehlende Verknüpfungen zu Normdateien herzustellen.
Ausleihe
Die Funktionalitäten gegenüber dem alten Ausleihsystem sind im Großen und Ganzen unverändert. Nachfolgend genannte Arbeitsprozesse sind arbeitsintensiver:
- Setzen einer Vormerkung innerhalb des Ausleihmoduls (Bedingung ist eine vorgeschaltete Suche nach dem Titel- oder Exemplarsatz im Katalogisierungsmodul)
- Entfernen von automatisch gesetzten Sperren innerhalb der Benutzerverwaltung (Sperrung wird bei entstandenen Gebühren automatisch gesetzt, aber bei Zahlung der Gebühren nicht automatisch gelöscht)
- Durchführung des Mahnlaufes zur Generierung von Anschreiben und Setzen der Fristüberschreitungsgebühren (jeder einzelne Report-Typ muss einzeln aktiviert und gedruckt bzw. versandt werden; nach erfolgter Druckbestätigung ist kein nochmaliges Versenden bzw. Ausdrucken der Schreiben möglich)
Von Vorteil für die Arbeit an der Ausleihe wirken sich folgende Aspekte aus:
- eine bessere Übersicht der Adressangaben
- umfangreichere Notizen innerhalb der Benutzerverwaltung
- Mahnlauf schreibt Gebühren direkt auf das Benutzungskonto (Vorteil: dadurch kann der Benutzerin/ dem Benutzer sofort konkret Auskunft über die Höhe der offenen Gebühren erteilt werden. Bei BABSY II war dies nicht möglich, da Gebühren erst bei Rückgabe bzw. Fristverlängerung geschrieben wurden).
Der Hauptvorteil für die Nutzerinnen und Nutzer der Hochschulbibliothek ist nun der eingangs erwähnte Service "Benutzungskonto" innerhalb des Kataloges. Dieser Service ist voll funktionstüchtig, obwohl er sich derzeit in einer Überarbeitung hinsichtlich einer Optimierung der Übersichtlichkeit befindet.
Fernleihe
Die Implementierung einer Schnittstelle zur Online-Fernleihe ist zur Zeit noch nicht realisiert, war jedoch von LIB-IT für Ende Juli 2005 avisiert (Bei Redaktionsende lag noch kein neuer Termin zur Implementierung des Moduls vor.) .
Statistik
Die notwendigen statistischen Abfragen für die Jahresstatistik werden bei LIBERO durch die Anwendung von entsprechenden Reports, die unter der Software "Crystal Report" erstellt werden, durchgeführt. Diese Reports sind für die Hochschulbibliothek der FH Bochum als Pilotanwenderin zur Zeit noch in der Entwicklung durch die Firma LIB-IT und werden im 4. Quartal 2005 vorgelegt.
Routineeinsatz und AusblickNach Ablauf der ersten 100 Tage ist nun weitestgehend ein reibungsloser Routinebetrieb bei der Arbeit mit den derzeit vorliegenden Modulen eingetreten. Die wünschenswerten Anpassungen, die sich im laufenden Betrieb gezeigt haben, werden in Zusammenarbeit mit dem hbz und der Firma LIB-IT sukzessive gelöst. Man kann also resümierend festhalten, dass wir keinen "Crash", auch keinen "Höhenflug" erlebt haben, aber sicher im Routinebetrieb einer modernen Hochschulbibliothek "gelandet" sind.
Fazit
Mittlerweile ist das Interesse an der "Kombipackung lok-in hbz mit LIBERO" gewachsen. Einige Bibliotheken, die sich mit der Thematik Umstieg auf ein neues bzw. integriertes Bibliotheksverwaltungssystem befassen müssen, haben sich bereits das System mit ihren Funktionalitäten im alltäglichen Betrieb bei uns angesehen.
Alles in allem sind wir mit dem Produkt "lok-in hbz" sehr zufrieden. Ungeachtet unserer schon an die Firma LIB-IT gemeldeten Verbesserungswünsche können wir mit der eingesetzten Software "LIBERO" unseren täglichen Arbeitsablauf gut gestalten. Trotz der auch weiterhin anfallenden Arbeiten für Wartung und Pflege der Verbuchungsstationen sowie der Arbeitsterminals vor Ort können wir unseren Kundinnen und Kunden mit dem vorhandenen IT-Personal ein erweitertes Dienstleistungsspektrum bieten.
Nach dem Motto: "Fürchte dich nicht vor der Veränderung, eher vor dem Stillstand" (Lao Tse), sehen wir die Durchführung und das Ergebnis trotz einiger "Turbulenzen" als vollen Erfolg.
