An unserer Hochschule wurde durch die Campus IT ein neues Telefonie-System eingeführt. Am Zentralcampus und Campus Velbert/Heiligenhaus ist UCware bereits in Benutzung.
„Vorbereitend zur Migration unseres neuen Telefon-Systems fanden Tests des Produkts statt, auch durch Mitarbeitende aus einzelnen Dezernaten, Fachbereichen und Einrichtungen unserer Hochschule. Zudem erfolgte der Aufbau der technischen Infrastruktur. In den vergangenen gut vier Monaten wurden etwa 580 Personenanschlüsse und gut 160 Raumtelefonanschlüsse auf unser neues Telefonie-System UCware portiert. Im gleichen Zuge wurde die Liste der Anschlüsse bereinigt, nicht mehr vorhandene Anschlüsse wurden entfernt und es wurde ein Sicherheits- und Datenschutzkonzept ausgearbeitet. Die Migration wurde mit Schulungen der Mitarbeitenden begleitet“, erzählt Pawel Masa, der im Team der Campus IT für die hochschulweite Telefonanlage zuständig ist.
Die Mitarbeitenden des Gesundheitscampus sollen ebenfalls auf das neue System migriert werden; das soll dann im ersten Quartal 2026 geschehen. „Auch diese Migration werden wir natürlich in regelmäßigen Abständen mit Schulungen für die Mitarbeitenden begleiten. Unser Ziel ist es, allen Mitarbeitenden der Hochschule ein homogenes Telefonie-System zur Verfügung zu stellen, das die Kommunikation erleichtert und das Zusammenwachsen unterstreicht.“
Das neue System bietet eine höhere Flexibilität, die User haben die Wahl zwischen mehreren Endgeräten für die Telefonie. „Ein Softwareclient ermöglicht das Telefonieren mit einem Headset über den Computer und mit der optionalen Smartphone-App können Anrufe vom Mobiltelefon aus unter Benutzung der dienstlichen Telefonnummer abgesetzt werden, womit die Notwendigkeit der klassischen Weiterleitung aufs Mobiltelefon entfällt. Beides macht es möglich, ortsunabhängig, zum Beispiel im Home Office, mit dem dienstlichen Anschluss zu telefonieren“, erzählt Pawel Masa. Neben einer Anrufbeantworterfunktion gibt es für Fachbereiche, Dezernate und weitere Einrichtungen der Hochschule die Möglichkeit, Funktionsrufnummern mit Warteschlangen einzurichten.
Aktuelles Beispiel ist die Hotline der Campus IT: „Die Warteschlange hält die Anrufe bis die oder der nächste für die Warteschlange autorisierte Mitarbeitende zur Verfügung steht und den Anruf entgegennehmen kann. Vorteil ist, dass untereinander keine Gesprächsweiterleitungen notwendig sind, falls jemand aus dem autorisierten Team nicht im Dienst ist, die Mitarbeitenden loggen sich einfach in die Warteschlange ein oder von dieser ab und können so ihre Verfügbarkeit selbst steuern.“
Weiterhin ist natürlich auch das Telefonieren übers Tischtelefon möglich. Pawel Masa: „Auch dort gibt‘s zusätzliche Optionen, denn das Telefon ist nicht mehr an eine Rufnummer gebunden, vielmehr können sich die Mitarbeitenden an jedem Arbeitsplatz einloggen und von dort mit ihrer Durchwahl telefonieren.“
Bislang nutzt die Hochschule Bochum (HSBO) – auch nach der Umstellung auf die neue Software – die Telefonanlage der Ruhr-Universität Bochum (RUB) mit. Zu den nächsten Schritten gehört die vollständige Trennung von der Telefonanlage der RUB, um eine eigene Infrastruktur für die HSBO aufzubauen. „Da die RUB und die HSBO weiterhin die gleiche Kopfrufnummer -32 nutzen, sind die Telefoninfrastrukturen von RUB und HSBO vorübergehend noch miteinander verbunden“, erklärt Pawel Masa. Durch die vollständige Trennung von der RUB bekommt die HSBO einen eigenen Telefonanschluss und somit auch eine neue Telefonnummer. Das möchte die Campus-IT bis Ende des Jahres umsetzen.
Darauf aufbauend soll Anfang nächsten Jahres ein neues Rufnummernkonzept für die HSBO eingeführt werden. Pawel Masa: „Die jeweilige Durchwahl soll bei allen Mitarbeitenden die organisatorische Einheit, zum Beispiel einen bestimmten Fachbereich oder ein bestimmtes Dezernat, erkennen lassen. Es stellt uns darüber hinaus freie Rufnummern zur Verfügung die für die Migration der Kolleginnen und Kollegen der ehemaligen HS Gesundheit auf UCware benötigt werden. Wir streben an, die Migration Anfang nächsten Jahres durchzuführen. Parallel arbeiten wir mit den Personalräten an der Erstellung einer aktualisierten Dienstanweisung zur Telefonie.“
