An die
Beschäftigten der
Hochschule Bochum
-im Hause-
Sehr geehrte Damen und Herren,
in den letzten Monaten hat sich die Anzahl der Erstattungen von sogenannten Sofortkäufen erheblich erhöht. Ursache hierfür sind im Wesentlichen die geänderten Anforderungen an die Ausstattung im Zusammenhang mit der Coronapandemie und die Verfügbarkeiten bei unseren Lieferanten. Inzwischen hat sich gezeigt, dass zollrechtliche Rahmenbedingungen zu einem geänderten Verfahren vor allem in Bezug auf die Bestellungen bei Amazon führen müssen.
Bisher wurden vom Zentralen Einkauf alle eingereichten Sofortkäufe erstattet, die bei Amazon getätigt wurden. In der jüngsten Vergangenheit gab es jedoch wiederholt Probleme mit eigenmächtig getätigten Käufen.
Diese lagen darin begründet, dass bei Amazon nicht immer auf den ersten Blick erkennbar ist, ob ein deutscher Händler oder ein Händler aus einem Drittland die Ware zum Verkauf anbietet und durch wen der Versand erfolgt. Für den Zentralen Einkauf sind diese Informationen unerlässlich, um prüfen zu können, ob die Zollabwicklung ordnungsgemäß erfolgt ist. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der einzige Weg eine Nachverzollung, was einer Selbstanzeige des Käufers gleichkommt.
Um Sie selbst als auch die Hochschule vor einer solchen Anzeige zu schützen, werden wir ab sofort keine eingereichten Sofortkaufanträge von Amazon mehr erstatten.
Wenn aus Ihrer Sicht der Erwerb eines von Amazon angebotenen Produktes unerlässlich ist, muss der Kauf zwingend über den Zentralen Einkauf per Beschaffungsantrag abgewickelt werden. Wenden Sie sich daher in einem solchen Fall unmittelbar an die zuständige Sachbearbeitung im Zentralen Einkauf.
Eine Erstattung von Auslagen kann nur unter der Voraussetzung erfolgen, dass der entsprechende Kauf auf eigene Rechnung bereits im Vorfeld mit dem Zentralen Einkauf abgestimmt und von dort genehmigt wurde. Bitte setzen Sie sich daher immer vorab mit der zuständigen Sachbearbeitung in Verbindung. Sollten sich bei Ihrer Bestellung in einem anderen Online-Shop Hinweise darauf ergeben, dass ein Auslandsbezug besteht, weisen Sie bitte den jeweiligen Mitarbeiter*in des Zentralen Einkaufs in Ihrem eigenen Interesse darauf hin.
Sollten Sie Fragen zu den oben beschriebenen Änderungen haben, können Sie sich gerne an die Abteilungsleiterin Frau Zeller (Hausruf 10040, alexandra.zeller(at)
Mit freundlichen Grüßen
Lisa Alda
