I. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung 

Die Erhebung der Daten findet gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 3 Abs. 1 des Hochschulgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (HG NRW) sowie § 1 Abs. 3 der Verwaltungs- und Nutzungsordnung der Hochschulbibliothek der Hochschule Bochum (BenO) bzw. § 7 Abs. 1 BenO i. V. m.

§ 1 Abs. 1 der Gebühren- und Entgeltordnung der Hochschulbibliothek der Hochschule Bochum (GebO) statt.

II. Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Das Bibliotheksmanagementsystem (Alma) ist die zentrale Verwaltungssoftware zur Steuerung wesentlicher Kernprozesse in einer modernen wissenschaftlichen Bibliothek. Dazu gehören u.a. Verwaltung der Nutzer*innendaten im Rahmen der Medienausleihe, Verlängerung, Vormerkung, Durchführung von Gebühren- und Mahnprozesse sowie Nutzer*innenkommunikation.

Es werden folgende personenbezogene Daten von Bibliotheksnutzer*innen durch das Bibliotheksmanagementsystem (Alma) verarbeitet:

a) Angaben zur Person

1. Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum; ggf. zusätzlich Campus, Fachbereich

2. Primäre Kennung, Bibliotheksbenutzergruppe, Status, Datum der letzten Benutzeraktivität, bevorzugte Sprache, Benutzerrolle, weitere Kennungen

3. Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummern)

4. Sperren, Gebühren

b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

1. Ausleihen (Titel, Fälligkeitsdatum, Ausleihdatum, Ausleihstatus, Ausleihnotiz)

2. Rückgaben (Titel, Rückgabedatum)

3. Vormerkungen (Titel, Bestelldatum)

Diese Daten werden verarbeitet, um physische Medien an Bibliotheksnutzer*innen verleihen und eventuell anfallende Gebühren erheben zu können.

III. Datenübermittlung durch das Bibliotheksmanagementsystem (Alma)

Die Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der Hochschule übermittelt:

1. im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Hosting & Support) an das Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem,

2. im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Support & Einzelaufträge) an das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen sowie,

3. im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Bereitstellung & Hosting) an die Ex Libris (Deutschland) GmbH übermittelt.

IV. Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung im Bibliotheksmanagementsystem (Alma)

a) Angaben zur Person

1. Daten von Personen, die ihren Status als Mitglieder oder Angehörige der Hochschule Bochum verlieren, werden entsprechend turnusgemäßer Überprüfung in der 1. Aprilwoche des Folgejahres gelöscht.

2. Daten von Personen, die weder Mitglieder noch Angehörige der Hochschule sind, werden entsprechend turnusgemäßer Überprüfung in der 1. Aprilwoche des Jahres gelöscht, wenn das Nutzer*innenkonto für einen Zeitraum von 36 Monaten inaktiv ist und diese Personen in den beiden vorangegangenen Kalenderjahren weder Medien entliehen noch Vormerkungen vorgenommen haben.

b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

Benutzungsbezogene Daten werden am Tag des Abschlusses des Vorgangs (in der Regel Rückgabe eines Mediums bzw. Zahlung einer Gebühr) gelöscht. Daten über eventuelle Benachrichtigungen, sowie über die Zahlung einer unter Umständen angefallenen Gebühr bleiben dabei erhalten und werden gelöscht, wenn die Daten nicht mehr für Verwaltungszwecke der Hochschulbibliothek benötigt werden.