Tipps zum Aufräumen in der Cloud und auf Laufwerken
Für das Speichern von einem Terabyte* Daten in einer Cloud werden täglich 0,72 kWh[1] Energie benötigt. Das mag zwar nicht viel erscheinen, rechnet man dies aber auf die global in Clouds gespeicherte Datenmenge von 550 Exabyte[2] hoch, werden durch den jährlichen Energieverbrauch CO2-Emissionen in Höhe der jährlichen Emissionen Österreichs freigesetzt.[3]
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Größe Ihrer Ordner. Klicken Sie hierfür mit einem Rechtsklick auf „Eigenschaften“ (Windows) oder „Informationen“ (MacOS). Dort wird dir die Ordnergröße angezeigt. Gehen Sie dann wesentlichen Unterordner durch und verschaffe Sie sich auch für diese einen Eindruck über deren Größe.
Sehen Sie sich dann die Ordner mit der größten Größe an. Hier können Sie im Explorer (Windows, s. u.) bzw. Finder (MacOS) die einzelnen Ordner nach Größe sortieren und anzeigen lassen. Wenn Sie die Daten nicht mehr benötigen, sollten Sie diese löschen.
Per Rechtsklick auf einen Ordner können Sie sich über "Eigenschaften" den belegten Speicher ansehen.
Sie können sich Daten auch nach Dateityp anzeigen lassen. So können Sie nach oft speicherplatzintensiven Datenformaten wie Bildern, Dokumenten, Videos oder Audiodateien suchen. Benötigen Sie diese Daten noch?
Welche Projekte sind schon länger abgeschlossen? Werden bei diesen Projekte noch alle Daten benötigt? Löschen Sie auch Vor- und Abstimmungsversionen von Dokumenten.
Überprüfe Sie, ob sich doppelte Dokumente (Duplikate) auf Ihren Laufwerken befinden und löschen Sie Duplikate.
Überprüfen Sie Ihre Ordnerstruktur und verschieben Sie Dateien gegebenenfalls in besser geeignete Ordner. Dadurch wird die Organisation erleichtert und der Zugriff auf Dateien verbessert. So behalten Sie auch weiterhin einen guten Überblick! Beachten Sie jedoch dabei, dass potenziell bestehende Verlinkungen ungültig werden können, wenn sich der Ordnerpfad ändert.
Bei großen Daten kann es manchmal sinnvoll sein, diese komprimiert abzuspeichern. Das ist insbesondere bei Bildern und Videos der Fall. Dies spart nicht nur Speicherplatz, sondern verringert auch den Energieverbrauch bei der Übertragung und Synchronisierung von Dateien in der Cloud.
Kommunikation / Ablageregeln
Bei der Analyse der Daten stellt man oft fest, dass manche Duplikate darauf zurückgehen, dass in der Organisation bzw. im Team keine klaren Regeln zur Datenablage existieren.
Kommunizieren Sie mit Ihren Kolleg*innen.
- Legen Sie gemeinsame klare Regeln und Formate für die Dokumente und deren Benennung und Ablage in der Ordnerstruktur fest und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten diese einhalten.
- Kommunizieren Sie die Ergebnisse der Datenbereinigung in Ihrem Team und geben Sie Feedback oder Anregungen für Verbesserungen.
Warnung
Bitte beachten Sie, dass die Verwendung von Software-Tools zur Überprüfung doppelter Dateien nur in Rücksprache mit der IT-Abteilung erfolgen darf! Manche dieser Anwendungen schleusen Schadsoftware ein und richten mehr Schaden an, als dass sie helfen.
* Ein Terabyte sind 1 Milliarde Kilobyte bzw. 1.000 Gigabyte. Ein Exabyte besteht aus 1 Million Terabyte. Zum Vergleich: ein zweiseitiges Word-Dokument mit Text und Tabelle ist ca. 20 Kilobyte groß.
Quellen
[1] Die eigenen Berechnungen basieren auf: Gröger, J. (2020). Digitaler CO2-Fußabdruck
Datensammlung zur Abschätzung von Herstellungsaufwand, Energieverbrauch und Nutzung digitaler Endgeräte und Dienste. S. 29 ff.
Quelle (21.07.2023)
[2] Buckbee, M. (2020). What Would The World’s Data Look Like if it Were Physical?
Quelle (21.07.2023)
[3] Die eigenen Berechnungen basieren auf IEA. (2023). Global Energy & CO2 Status Report 2019. Emissions.
Quelle (21.07.2023) (globaler Durchschnitt der CO2-Intensität der Stromerzeugung);
Europäische Kommission. EDGAR – Emissions Database for Global Atmospheric Research (2023). CO2 emissions of all world countries. 2022 report. Quelle (21.07.2023)
